Конспект книги Максима Ильяхова, Людмилы Сарычевой «Новые правила деловой переписки»
Три вкусных цитаты
- Быть внимательным к имени.
- Оценивать личные впечатления от работы, а не человека.
- Читайте и учитесь, чтобы о вас говорили: «Как приятно с этим человеком работать!».
Введение
Авторы понимают, что в наше время книжки недочитывают, поэтому предлагает план чтения всей книги за 20 минут.
Книжка не про слова, а правильное отношение к людям.
Без шаблонов: от них всех тошнит.
Читайте и учитесь, чтобы о вас говорили: «Как приятно с этим человеком работать!».
Шесть вещей в письмах, которые раздражают всех
- Небрежность.
- Панибратство.
- Перекладывание ответственности.
- Повторение за другими.
- Спешка и срочность.
- Натянутая вежливость.
Кайтесь, что баклан, давайте право на нет.
Уважать время и внимание
- Одно письмо — одно дело. Несколько вопросов можно.
- Продумать тему. Должно быть понятно, что требуется и когда.
- Обозначить срочность. Человеческим языком, «срочно» сберегите на пожар.
- Изложить суть в первом абзаце. Дальше подробности, вопрос отдельно.
- Вспомогательные материалы — сразу. Чтобы не лазить.
- Расположить по полочкам. Подзаголовки, нумерация.
- Грамотно поставить ссылки. Ссылка описывает содержание страницы.
Соблюдать правила вежливости
Вежливость — это забота, а не слова.
Быть внимательным к имени.
Представляться понятным именем.
Извиняться и предлагать план.
Обращаться к нескольким людям сразу: «Иван, Сергей, Александр!» — вместо «коллеги».
Не злоупотреблять словечками.
Делать удобно читателю.
Проявлять доброту. Люди редко хотят причинить вред, он, скорее всего, не может, не знает, как надо.
Уважать границы
- На работе — о работе.
- Не лезть в голову. Не «Вам нравится», а «Что из этого вам нравится?»
- Оценивать личные впечатления от работы, а не человека.
- Не распоряжаться чужим временем.
- Не «пинать», а вежливо спросить о состоянии проекта и предложить помощь.
- Критиковать прямо. Это признак уважения.
- Не манипулировать. Не прикрывать истинные мотивы.
- Не делать вид, что всё окей.
- Не писать то, что нельзя переслать.
- Если собеседник говорит дичь, понять, почему он это говорит.
Когда лучше не писать
- На эмоциях. Надо побить грушу, позвонить или встретиться лично.
- Чтобы договориться с коллективом. Надо лично.
- В случае пожара. Надо звонить или бежать к человеку.
Холодное письмо
- Спокойный тон.
- Не предполагать и не решать за читателя.
- Не уговаривать.
- Читатель ничего не должен.
- Предложить простое действие.
- Упомяните общее, но без манипуляций.
- Пишите лично, лучше без прикреплённых пдфок.
Письмо в ответ на вакансию или объявление
- Спокойно отвечать по пунктам.
- Приводить доказательства.
- Прислать так, как просили.
- Не обидеть.
- Сделать удобно получателю, а не отправителю.